Je schrijft zo'n brief als je officiële personen, medewerkers van bedrijven, een verzekering, enz. een zakelijke boodschap overbrengt. Met de lezer van de zakelijke brief heb je geen persoonlijke band. Een zakelijke brief is daarom anders van toon dan de persoonlijke brief. Er zijn voor zo’n zakelijke brief allerlei conventies/vormafspraken gemaakt. In de zakenwereld kun je je het niet veroorloven ernstige fouten te maken tegen die afspraken. ( vorm en inhoud )
Tegenwoordig wordt er op veel kantoren gebruik gemaakt van de Amerikaanse indeling nieuwe stijl.

De zakelijke brief heeft de volgende onderdelen:

Hier staan de adresgegevens van de afzender. Deze gegevens bestaan uit:

• De naam van de afzender
• De straatnaam en het huisnummer
• De postcode en de woonplaats van de afzender.
• Eventueel het telefoonnummer

Onder de gegevens van de afzender staan de gegevens van de geadresseerde.
Dat is degene aan wie je de brief schrijft. De adressering bestaat uit de volgende

• De naam van de geadresseerde, eventueel gevolgd door zijn functie
• De straatnaam en het huisnummer (of Postbus gevolgd door het postbusnummer)
• De postcode gevolgd door de plaats.

De adressering bestaat uit meer delen, als de brief gericht is aan iemand die bijvoorbeeld werkzaam is op een afdeling van een groot bedrijf.

• De naam van het bedrijf
• De naam van de geadresseerde en eventuele functie of afdeling
• De straatnaam en het huisnummer (of Postbus gevolgd door het postbusnummer)
• De postcode gevolgd door de plaats waar het bedrijf staat.

Je vermeldt de plaats van waaruit jij de brief schrijft en de datum waarop de brief geschreven wordt.
Tussen de plaatsnaam en de datum staat een komma.

In de aanhef spreek je de persoon of personen aan voor wie de brief bestemd is.

Een zakelijke brief begint niet met Beste …. of Lieve …..

Adressering————————–Aanspreekvorm
Mejuffrouw J. Versteeg—————Geachte mejuffrouw,( Versteeg )
Mevrouw R. van Hoek-Bol————–Geachte mevrouw, (Van Hoek Bol )
De heer en mevrouw F. van der Molen–Geachte heer en mevrouw, (Van der Molen)
De afdeling Personeelszaken van ……….-Mijne heren, of Geachte heer/mevrouw,
Firma Bureau en co——————-Mijne heren, of Geachte heer/mevrouw,
Mr. J. Schreeuwen——————–Geachte heer, ( Schreeuwen)
Drs. J. van Eindhoven—————-Geachte heer, ( Van Eindhoven)

Begin je brief nooit met ik of wij.
Laat ook andere zinnen niet te veel beginnen met die woorden, dat maakt de brief eentonig.

Als je brief een reactie is op een eerdere brief of mededeling, vermeld dan duidelijk waarop je reageert.

Voorbeelden:

• Naar aanleiding van uw brief van 10 november 2009 deel ik u mede dat ik belangstelling heb voor uw aanbod.
• Hierbij deel ik u mee, dat………………..
• In aansluiting op mijn brief van (datum) deel ik u mee, dat ……………………
• Het spijt ons u te moeten meedelen, dat …………………………………………
• Helaas moeten wij u meedelen, dat ……………………………………………..
• Tot ons genoegen kunnen wij u meedelen, dat ………………………………….

Dit deel is het belangrijkste van je brief. De kern bepaalt of het doel waarmee je de brief schrijft ook bereikt wordt.
Hier staan bijvoorbeeld de vragen/ klachten/ advies.
Duidelijk omschreven en met redenen erbij. Overdrijf beslist niet in een zakelijke brief.
Als je een langere brief schrijft, bestaat de kern zelf weer uit verschillende alinea's.
In elke alinea behandel je een ander onderwerp.

Het slot van een zakelijke brief bestaat meestal uit één of twee zinnen. In het slot geef je aan wat je hoopt of verwacht. Enkele voorbeelden:

• Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
• Uw antwoord zie ik met belangstelling tegemoet.
• Ik hoop dat u snel op mijn brief reageert.
• Ik vertrouw erop dat u snel op mijn verzoek zult reageren.

De slotgroet is het begin van de ondertekening.

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,

Achter de slotgroet staat steeds een komma.

Onder de slotgroet staat je eigen handtekening, want jij bent de afzender. Soms onderteken je namens andere mensen. In zo'n geval schrijf je bijvoorbeeld:

Hoogachtend
namens de directie,
(je eigen handtekening)

Onder de handtekening schrijf je de naam nog eens voluit.

Je vermeldt het aantal bijlagen

• tegen linkerkantlijn plaatsen
• aan alle kanten voldoende onbeschreven ruimte overlaten
• tekst mooi gelijk verdelen
• alinea indeling maken (verschillende onderwerpen dan een regel overslaan)
• bij langere brief de laatste alinea op nieuwe bladzijde
• achterkant niet beschrijven